Secrétaire / réceptionniste
Tu aimes l’accueil, le contact avec les clients et l’organisation ? Tu seras le premier contact de nos clients et un pilier du travail administratif de notre bureau de Saint-Eustache.
L’offre en détail
La secrétaire ou le réceptionniste joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’entreprise : c’est le premier contact avec les clients. Ses compétences lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif dont il a la charge.
Tâches
- Effectuer des travaux classiques de secrétariat : classer, préparer les dossiers, recevoir le courrier, recevoir, filtrer et transmettre les appels, rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques) les différents travaux de secrétariat du service.
- Organiser des réunions et des conférences, y participer et en rédiger le compte rendu.
- Répondre au courrier reçu, rédiger des lettres de caractère commercial ou technique, ou toute correspondance de même nature.
- Gérer les contacts de son responsable : rendez-vous, réunions, déplacements ; gérer son horaire.
- Trier, parmi les informations et les documents des différents services ou de l’extérieur, ceux qui sont nécessaires au travail du cadre qu’il assiste.
- Transmettre aux différents services les instructions du supérieur.
Qualités requises
- Savoir rédiger et maîtriser les logiciels de courriel et de relation client.
- Savoir utiliser Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
- S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail particuliers.
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
- Avoir une présentation soignée.
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse.
- Avoir une bonne culture générale et une connaissance des langues.
- Aimer l’accueil et le contact avec les clients.
- Pouvoir gérer en même temps les activités en cours et de nombreuses demandes (téléphone, visites).
- Savoir gérer l’urgence des demandes.
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
- Faire preuve d’ouverture, de maturité, de discrétion, de diplomatie et de maîtrise de soi.
- Avoir de l’aisance à l’oral et à l’écrit.
- Être précis, soigneux, méthodique et organisé.
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